線上考評系統

執行時間

2019.9 - 2020.6
( 9 個月 )

開發團隊 4

專案負責人、前端工程師、
後端工程師、UI/UX 設計師

專案背景

績效考核是企業定期評估員工工作成效的重要指標。八大電視股份有限公司先前使用紙本作業的方式進行員工績效考核，而紙本作業會花上許多人力的成本，且容易產生人工上的失誤。種種考量下，公司決定將考核流程電子化。

↑ 公司紙本考核表示意圖，參考來源

痛點

透過訪談，我們更加了解公司的考核流程及規則，並整理出紙本文件的缺陷及填單人的痛點：

紙本表單表格設計不良，造成不易閱讀及填寫。
例如：評分空間太小，導致文字重疊，辨識困難。
人工發送及回收紙本表單都需要花時間，易造成考評進度延宕。
紙本文件有遺失風險、不利於保存。

↑ 不同角色在使用紙本表單時遇到的困境。

設計策略

根據上述問題點，我們訂定了設計策略：

重新設計表單，整理並歸納考核常用評語及評判標準，增加評分速度；將考評相關資料帶入個人考績表，降低核對時間。
提供考評進度畫面，讓人資掌握考評狀況，並針對遲交者發送提醒mail。
使用介面從紙張變成電腦，可以善用儲存及查詢資料的功能。

考績表Redesign

為了降低學習成本，考評內容與原紙本呈現方式相同，並沒有做太大的更動；我們將新增的項目設計左右兩側區塊，希望使用者專注於打評分數，提供兩側資訊作為輔助。

↑ 考績表（自評階段）區域說明

員工基本資料
改善紙本非個人化表單的問題，考績表不再需要自行填寫基本資料，直接由系統帶入重要資訊，出勤紀錄不需再依依核對。附上檢視大頭照功能，讓管理階層打考評時能更快速辨別部屬們。
考評內容
與紙本考評內容沒有差異，有防呆機制，若評分超過限制範圍，輸入框會變紅，提醒使用者修改分數。
考評總分
考評成績由系統運算，避免人工計算錯誤。
特殊表現說明
提供自薦的輸入框，上屬在打考評時也能再補充說明，系統會標示是由誰填寫的，評語不再混一起，方便閱讀。

考核進度追蹤

↑ 人資查看考評進度頁面

在設計考核進度畫面時，必須先清楚了解公司的考核機制及部門階層關係，以下先簡單的說明我們設計的考評進度條基本概念。

總經理 A 不需要自評，每個職員最後都會到達總經理評分關卡。
B 送出自己的考績表前，必須收齊屬下 C、D、E 的考績表才能一併送出。
只有人資看得到考評進度條，是專為人資設計的功能。

從上方的考評進度條雛型可以得知：每個職員需經過多少考評關卡。那我們該如何設計才能表達出狀態及進度呢？

原始設計：以紅綠燈為發想。

● 綠燈：完成；表單已評分。
● 黃燈：等待；此表單已評分，正等待其他同階成員完成此關卡，才能一起送出。
● 紅燈：警示；考績表尚未評分，我們知道甲已經評了乙和丙的考績，但自己和丁的考績還沒評。

經過測試，我們認為此設計不適用。每個人對顏色的認知都不一樣，以股票為例：台股的紅色是代表漲，美股則相反。再來，顏色的定義不夠明確，比如說黃燈跟紅燈的差異為何？其實黃燈上方沒有分數的話，就會是紅燈。最後，顏色的分級導致失焦，系統其實不需要特別把「等待」及「警示」的狀態告訴人資。

重新設計後，我們發現我們只需要用一個顏色，就能清楚表示狀態。

打勾 = 送出，人資只需判斷關卡是否送出，即可掌握考評進度。而人資不需要主動發信提醒尚未評分者，系統會自動發送 mail。

成效

效率提升 50% !

結語

我們沒意料到的是線上考評系統在Covid-19疫情蔓延的情況下，顯得相當的必要。公司同仁們不需要再像以前一樣，將親手填好的紙本考核表交到主管手中，大大的減少了接觸感染風險。

反思

回頭整理作品集，重新檢視自己的作品時，我發現有些地方是我可以再做得更好的：

回想當時的設計過程，我並沒有先定義問題，有很多沒有注意到的地方，常常需要同事們提點我。
系統上線後，我們並未做用戶滿意度調查或用戶訪談，將會錯失許多寶貴的建議及回饋。
整理設計稿時，我發現設計稿非常不靈活，例如：按鈕的製作方式只是將文字及方框群組起來，沒有善用介面設計軟體的功能(Auto layout)，這樣會造成未來迭代的不便。
顏色使用不當，我將淺色系的黃色使用在重要的送出按鈕上。

線上考評系統是我的第一個有上線的作品，希望透過這次的反思，可以避免自己再誤踩地雷。